課題／目的	・遠方の顧客の増加やコロナ禍により顧客先に訪問できない ・社内ファイルの一元管理
効果	・操作性がよく、ITに慣れていなくても業務利用できている ・低コストで安全性を担保できている

東京都を拠点とする海南監査法人は、1985年に設立された監査法人です。豊富な監査知識と経験を活かし、上場会社や学校法人等への監査業務を遂行されています。

Everidaysの導入に関するインタビューとして、ＩＴ情報管理室の山田さんにお話を伺いました。

現場でしかできなかった業務をリモートで

Everidays導入の経緯や背景について教えてください。

山田さん：従来、お客様の会社を訪問して監査業務をおこなっていましたが、コロナ禍の影響で難しくなっていました。また、ちょうど遠方のお客様も増えてきて、頻繁に訪問することはできないといった状況があり、リモートで業務できる環境が必要だと考え始めました。

それに、もともと「見たいときに見ることができたらいいな」という思いはありました。これまでは、お客様先で作業を行うためファイルは基本的に現場にしかない状況で、ファイルの受け渡しもUSBやメールを使用しており、これを機に情報の一元化もおこないたいと考えました。

クラウドストレージを導入すれば「リモートで業務ができる」、「どこにいてもデータを確認できる」と考えたのが、サービスを探し始めるきっかけです。

コスト以上のセキュリティ

Everidaysに決めていただいたポイントはどこでしょうか？

山田さん：大きなポイントは、セキュリティとコストです。

監査法人のため、セキュリティ面が特に重要で、当初、DropboxやBoxなどで上位のプランなら「コストはかかるがセキュリティを考えるとこれくらいは必要なのかな」と思っていましたが、そんな中でEveridaysを見つけました。

Everidaysは、低価格ではありますが、前述のサービスと同等のアクセス制限・権限設定ができ、バックアップ含めたデータセンターの信頼性も問題ありませんでした。また、セキュリティ面でいろいろな認証を取っていたことも安心につながりましたね。
（Everidaysおよび運営会社である株式会社yettは、ISO27001、ISO27701、ISO27017を取得しています。）

コストについては、容量課金制でユーザー数無制限なので、我々のように80～90名での使用だと他と比べ物にならないくらい低価格だと感じています。

これだけのセキュリティ機能があるプランは、通常ひとり3,000円程度の価格のため、最初は他のサービスとコスト差が大きく本当に大丈夫なのかなと心配になったくらいです。

また、導入前にメールで質問をしましたが、非常に迅速に回答でサポートの対応が良かったこともあり、導入を決めました。

操作性がよくどんな方でも利用できている

実際に導入してみて、いかがですか？

山田さん：我々のような業界とは非常に親和性の高いサービスだと感じています。むしろ我々のためにあるのでは、と思うくらいです。

ありがとうございます。どういったところに良さを感じてくださっていますか？

山田さん：操作性ですね。使い勝手が良いです。Everidays内で作業していることを意識しないくらい普通に使っています。

強いて言うなら「チェックイン・チェックアウト機能」は一般的ではありませんが、逆にそこさえ分かってしまえば、あとは特別理解しなきゃいけないようなものはないと思います。しかも、ローカルに保存されないので、重要資料も心置きなく格納できています。

加えて、クライアントからの評価も高いと感じています。先方から他のクラウドサービス経由で送られたデータを我々は自社のEveridaysに保存して、Everidays上で作業をおこなっていますが、他のサービスではフォルダの階層化があまり上手くなかったり見づらかったり…。

いろいろと試行錯誤した結果、結局クライアントに「Everidays導入できないですか」と打診し使ってみると、先方も「これ、わかりやすいですね」という反応です。お客様も巻き込んでEveridaysを使っています。

社内に浸透させるために操作解説動画を作成いただいたとお伺いしました。

山田さん：はい。15分くらいのEveridaysの操作解説動画を作り、社内に展開しました。実際、ファイルの操作は15分程度で伝えられる内容ですし、ほとんど質問もありません。

80～90人もいれば、ITに強い人間とそうでない人間がいると思いますが、「全然使えません」とか「一からレクチャーしてほしい」という話は全く出てきませんでした。シンプルで分かりやすく、使い勝手よく利用させてもらっています。

Everidaysに期待すること

今後欲しい機能やご要望はありますか？

山田さん：監査法人ならではとなりますが、資料を作成するにあたり、Everidays上で資料に対するコメントやタスクが作成でき、そのタスク管理ができるレビュー機能なものがあると非常にありがたいです。

現時点で、他のサービスという選択肢は一切ありません。急にEveridaysのサービスが終了しないか、それが大きな懸念事項です。
コスト以上の恩恵を受けていますので、これからもよろしくお願いします。
　

嬉しいお言葉ありがとうございます。こちらこそ、今後ともよろしくお願いします！