愛知県小牧市にキャンパスを構え、人文学を軸に学生一人ひとりに向き合う教育が魅力の愛知文教大学。2022年6月より、教職員のデータ共有にEveridaysをご活用いただいています。
今回は、総合企画部長の桑原さんにEveridaysの用途やお知りになったきっかけ、導入後の効果について、お話をうかがいました。

教職員とのデータ共有に、オンラインストレージをフル活用

愛知文教大学の特色と、桑原さんのお仕事についてお教えください

愛知文教大学は、人文学を専門的に学べる単科大学です。学校法人 足立学園としては、愛知文教大学をはじめ、短大や幼稚園など複数の教育機関を運営しております。

私は総合企画部長のほか、学長秘書も兼務しており、学内の教育と学務を横断した行事などの全体の調整をはじめ、学校運営に関わる業務全般を担当しています。その一環として、Everidaysの導入に関わることになりました。

Everidaysの利用方法や用途についてお聞かせください

Everidaysは、運用当初は大学内での情報共有として、現在は短大の教職員にも一部解放して利用しています。法人、大学、短大の規定集や大学入学共通テストの試験監督マニュアル、教授会の添付資料や議事録など、教職員が学内外を問わず利用する可能性のあるデータはすべてEveridaysにアップロードしてあります。

これとは別に、学内にファイルサーバーを保有していますが、このサーバー内に保存されたデータは外部からの閲覧ができないようになっています。そのため、一部の職員のみが学内で使う経理、総務、人事関係のものなどに限定して使用しています。

Everidaysは具体的にどのような場面でご利用いただいていますか？

例えば、コロナの流行をきっかけにオンライン開催されるようになった教授会や各種委員会では、関係資料として10以上のファイル添付が必要です。
以前は会議室で開催していたため、当日、紙に印刷したものを配布していましたが、オンラインで行う場合はそうはいきません。

オンライン会議への移行直後は、複数のデータを圧縮し、メール添付で送っていましたが、開催日までに資料の差し替えや修正が入ることもあります。メールだと見落とすこともあり、「この資料が送られてきていない」「再送された資料をまだ見ていない」など、会議が始まった後も、確認に時間を取られ、議事がなかなか進まないのが悩みの種でした。

Everidays導入後は、教授会資料のフォルダにアクセスすれば、常に最新の情報がアップロードされている状態なので、誰にでもわかりやすく、非常にスムーズに進行できるようになりました。

コロナ禍のデータ共有に課題。コストを抑え、誰でも気軽に使えるオンラインストレージの導入を検討

Everidaysの導入前に抱えていた課題は何ですか？

オンラインストレージの導入を検討し始めたのは、コロナ禍のことです。授業や会議がZoomで行われるようになったことで、データ共有に課題を抱えていました。

それまで教職員は大学に出勤していたため、学内のファイルサーバーにアクセスすれば、いつでもデータが閲覧できる状況でした。コロナ禍においても、自宅作業ができない職員は大学に通勤していましたが、教員は自宅からオンラインで授業をすることになりました。

自宅からは学内のサーバーにアクセスできないため、オンラインストレージが必要になりました。

第一候補として挙がったのは、文部科学省が各大学宛に資料を送る際に使用しているオンラインストレージ（Box）でした。しかしながら、コロナ禍の先行きが見えなかったこと、1ユーザーに対して月額・年額いくらと費用がかかるツールであったため、教職員全員をユーザーとする場合、多額な費用が発生することがわかり断念しました。また、入退職に伴い、ユーザー数が頻繁に増減する点も運用しづらいと考えました。

Everidaysはどこでお知りになりましたか？

多機能である必要はないので、手軽に誰にでも使いやすく、比較的コストが抑えられるストレージはないかとネットで検索していたところ、たどり着いたのがEveridaysでした。

Everidays導入の決め手は「誰にでもわかりやすいシンプルな機能」

教職員の皆さんは迷うことなく、すぐにお使いいただけましたか？

ワークスペースごとに管理者側で、閲覧者や編集者の設定を行っているので、「今、画面に表示されているフォルダのみ、閲覧・使用できます」と伝えるだけで、ほとんどの教職員がすぐに使いこなしています。

クラウドストレージやITの予備知識がなくても、Windowsのエクスプローラーを使ったことがある人なら、すぐに使えるシンプルさがEveridaysの良い点だと思います。

権限設定の際のお困りごとはありますか？

非常に細かく権限が設定できるオンラインストレージもありますが、使いこなせなければ意味がありません。
シンプルでわかりやすい設計のEveridaysを使ってみて、私たちのように大人数で利用する場合でしかもITスキルに若干の差がある環境では、細かく設定しすぎると逆に使いにくくなることもあるのだなと感じています。

Everidaysでは、各ワークスペースごとに権限の設定を行います。ユーザーごとに「アップロード可」「削除可」「フォルダ作成可」と大まかにチェックを入れれば設定できるので、手間がかからず、変更も簡単です。これまでに特にトラブルも起こっていないので、この運用で問題がないのだろうと思っています。

Everidaysなしでは業務が進まない。学内に浸透したオンラインストレージ利用

導入後の皆さんの様子はいかがですか？

コロナ禍でオンラインでの業務開始と同時に運用スタートしたため、教職員は学内の情報共有にはEveridaysを使用することが、すっかり当たり前になっています。
今ではEveridaysなしでは業務が滞ってしまうほど、多岐にわたり、活用しています。

それぞれの担当者が、「表に出すことのない経理・財務関連の資料や学生の個人情報などは学内のサーバーに」「教職員が共有するものはEveridaysに」とうまく使い分けているように思います。

今後の課題はありますか？

デバイスによって“使える・使えない”があると困るのですが、Everidaysは、Macでも問題なく動作します。「Windowsのバージョンによって動作しない」といったこともなく、誰でも問題なく使用できています。

以前はオンラインツール上で、データの共有や編集を行っていましたが、複数人で編集を行った際に、保存や反映がうまくいかないトラブルがありました。
Everidaysでは編集を行っても、同様のトラブルが起きたことはなく、ストレスがなくなりました。

これまで、各委員会のメンバーが1年ごとに変わるため、その都度、フォルダにアクセスできるユーザーの権限を変えなければいけないのが手間だと感じていましたが、CSVで一括変更ができると聞いたので、時間があるときにチャレンジしてみたいと思っています。

貴重なご意見ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします

組織名：愛知文教大学様
HP：https://www.abu.ac.jp/
課題：ストレージ費用のコスト削減、教職員間のデータ共有
取材時期：2025年12月