新車販売と整備を手がける上尾自動車工業株式会社は、社内の外付けハードディスクによるファイル共有に限界を感じていました。ハードディスクの故障やファイルの誤削除でひやりとする場面もあったといいます。

2021年3月にEveridaysを導入し、全社員向けの閲覧専用共有や部署ごとのファイル管理、社労士や税理士との書類のやり取り、人事評価の回収まで1つのサービスに集約。導入から約5年が経った現在では、特別な研修を行うことなく従業員に定着し、業務の情報基盤として活用が続いています。代表取締役の高井健一さんにお話をうかがいました。

ハードディスク1台に頼るファイル共有に不安

上尾自動車工業様の事業内容を教えていただけますか？

高井さん：上尾自動車工業はフォルクスワーゲンの正規ディーラーで「フォルクスワーゲン上尾」を運営しており、新車の販売と整備の2つの事業を行っています。従業員は約20名です。

Everidays導入前は、どのようにファイルを管理されていましたか？

高井さん：20年ほど前から、社内に外付けハードディスクを設置して共有ファイルを管理していました。当時は店舗が2階建てで、1階が整備工場、2階が事務所という構造でした。たとえばお客様から車検のご予約をいただいた際、代車の予約表を確認する必要があるのですが、2階で電話を受けると1階まで走って確認しに行かなければなりませんでした。共有ファイルがフロアをまたいで簡単に見られる仕組みがなかったため、そうした非効率が日常的に発生していました。

当時、ファイル管理で最も困っていたことは何でしょうか？

高井さん：物理的なハードディスクは故障が多く、ひやりとする場面も何度かありました。また、従業員が誤ってファイルを削除してしまい、いつの間にかデータがなくなっていることもありました。
当社には専任のPC管理者がおらず、ITに関しては私が最も詳しいという状況です。何か新しい仕組みを導入する際は私が調べて進めることが多いため、大掛かりなシステムではなく、シンプルに導入できるものを探していました。

価格とサポートの丁寧さが導入の決め手

Everidaysはどのようにして知っていただいたのでしょうか？

高井さん：インターネットで「クラウドサーバー」や「ファイルサーバー」といったキーワードで検索して見つけました。いくつかのサービスを調べましたが、大企業向けの大掛かりなものが多く、当社のような規模でも無理なく使えるシンプルなサービスを探していました。

他のサービスとは比較検討されましたか？

高井さん：数社のサービスを実際に試してみて、最終的にEveridaysともう1社で迷いました。決め手になったのは、価格面で導入しやすかったことと、サポートの対応が丁寧だったことです。導入前の段階から質問に対して親身に対応していただけたので、この会社のサービスなら安心して使えると感じました。

閲覧専用から人事評価の回収まで、1つのサービスで完結

現在、Everidaysをどのように活用されていますか？

高井さん：大きく分けて5つの使い方をしています。

1つ目は、全社員向けの閲覧専用の共有です。就業規則などの全社共有ドキュメントを格納し、アクセス権限管理で印刷やダウンロードを不可に設定しています。アプリ上でのみ閲覧できる状態にしているため、規則文書が勝手に持ち出される心配がありません。

2つ目は、部門ごとのワークスペースです。営業部、整備部、役員といった単位で権限を分けて運用しています。保険の更新リストなど、部門内で日常的に共有・更新が必要なファイルを管理しています。

3つ目は、個人のバックアップです。各従業員がマイスペースに重要なファイルを保存し、PCが故障した場合にも復旧できるようにしています。

社外の方とのやり取りにもEveridaysをお使いですか？

高井さん：はい、4つ目として社労士や税理士とのファイル共有に活用しています。社労士の方をEveridaysのユーザーとして登録し、専用のワークスペースを設けています。入社書類や給与計算のデータなど、やり取りが必要な書類はすべてこのワークスペース上で受け渡ししています。
社労士の方もブラウザからアクセスして活用しており、履歴が残る点を特に便利に感じていただいています。

人事評価のファイル回収にも活用されていると伺いましたが、具体的にはどのような運用でしょうか？

高井さん：5つ目がファイル受信機能の活用です。人事評価を従業員から提出してもらう際に、いわばポストのような仕組みとして使っています。従業員はファイルを“投函”するだけで、提出されたファイルは、閲覧権限のある管理者層にしか見えない状態になります。従業員同士では互いの評価内容を閲覧できないため、人事情報の機密性を保ちながら効率的に回収できています。

導入から5年。質問が出ないほど自然に業務に溶け込む

導入後、社内ではどのような変化がありましたか？

高井さん：導入から5年が経ちましたが、最近は従業員から「使いやすい」とも「使いにくい」とも特に意見が出ないほど、業務に溶け込んでいます。逆に言えば、それだけ自然に定着しているということだと思います。
エクスプローラーに似たインターフェースなので、見ればなんとなく操作方法がわかるという点が大きいと感じています。

ITに詳しくない方でもスムーズに使えていますか？

高井さん：ITが得意な人もそうでない人も社内にはいますが、基本的にはシンプルな操作で使えるため、特別な研修を実施することなく浸透しました。道具を使うこと自体に時間を取られてしまっては本末転倒です。シンプルな操作で、誰でも簡単に使い始められるという点が、当社には合っていると思います。

貴重なご意見ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします

組織名：上尾自動車工業株式会社（Volkswagen上尾）様
HP：https://www.volkswagen.co.jp/ja/vw-dealer/ageo.html
課題：社内ハードディスクの故障リスク、ファイルの誤削除
取材時期：2026年3月