ハウスクリーニング・宅配クリーニング・家事代行サービスである「家事の宅配カジタク」を展開するアクティア株式会社。多くの従業員がお客様先に直行直帰する働き方であるため、就業規則やマニュアルなどを全従業員に届ける手段が限られていました。

そこでEveridays for SmartHRを導入し、SmartHRのIDを使って全従業員がファイルにアクセスできる環境を構築。会議資料の共有においてメールでの収集・配信が不要になり、権限設定による情報の適切な管理と共有の効率化を実現しました。
管理統括部 人事総務グループの川原さん、谷さんにお話をうかがいました。

約90名のパートスタッフに届かない社内情報

アクティア株式会社さまの事業内容と、お二人のご担当業務について教えていただけますか？

川原さん：弊社は大きく三つの事業を柱としています。一つ目がお掃除やお料理などの家事代行、二つ目がエアコンや浴室、キッチンなどのハウスクリーニング、そして三つ目がお洋服やお布団の宅配クリーニングです。

家事代行は主に東京都心を中心に展開しており、ハウスクリーニングと宅配クリーニングは全国に対応しています。

私は管理統括部の人事総務グループでマネージャーを務めており、谷は同じグループで労務を担当しています。人事、総務、労務、採用から教育まで幅広く対応しています。

導入前は、どのようにファイルを管理されていましたか？

谷さん：社員向けには社内の物理サーバーを利用していました。また、ごく一部の従業員は既存のクラウドサービスを使っていましたが、パート・アルバイトの方は物理サーバーにもクラウドサービスにもアクセスできない状況でした。

弊社の従業員は約150名おり、半数以上がパート・アルバイトです。パート・アルバイトの方はお客様のご自宅に直接出向いて作業を行うため、本社に立ち寄る機会がほとんどありません。
そのため、就業規則のような全社的な情報を、従業員に届ける手段が非常に限られていました。

当時、最もお困りだったことは何でしょうか？

谷さん：全く共有ができていなかったわけではありませんが、情報を届けるには所属部門を経由して段階的に伝達していく必要がありました。一つの情報を届けるにも時間がかかってしまう状況で、もっと直接的に届けられる手段が欲しいと感じていました。

川原さん：弊社には社内ポータルサイトのような、権限を分けてさまざまな情報を掲示板のように共有できる仕組みがありませんでした。そのため、ファイルの保管場所が物理サーバーや複数のクラウドサービスに分散しており、「この情報はここにあるが、別の情報はあちらにある」という状態が生まれていました。

SmartHRのIDでそのまま使える手軽さが決め手に

Everidays for SmartHRを知ったきっかけを教えていただけますか？

谷さん：SmartHRからの案内がきっかけでした。弊社ではSmartHRをいろいろな場面で活用しており、その流れでEveridays for SmartHRを知りました。「これなら就業規則などを全員に共有できるのではないか」と感じ、当時の上長に共有して導入を検討し始めました。

SmartHR Plus （スマートHRプラス）概要
https://www.smarthr.plus/apps/everidays-for-smarthr

最終的にEveridays for SmartHRに決めた理由をお聞かせください

川原さん：決め手は大きく二つあります。一つ目は、SmartHRとの連携です。弊社ではSmartHRの活用度が高く、従業員の情報がすでにSmartHRに集約されています。Everidays for SmartHRであれば、SmartHRに登録されている在籍情報や部署情報をそのままアクセス権限管理に活用できるため、設定がスムーズに行えます。

二つ目は、SmartHRのIDでログインできる点です。パート・アルバイトを含む全従業員がSmartHRのアカウントを持っているため、新たにIDやパスワードを発行する必要がありません。従業員にとっても馴染みのあるSmartHRの延長線上でアクセスできるので、心理的なハードルが低いと考えました。

もともと社内ポータルサイトのような、情報を一か所に集めて全員が見に行ける場を作りたいという思いがあり、Everidays for SmartHRならそれが実現できると判断しました。

「このフォルダに入れておいてください」で完結する会議準備

現在、Everidays for SmartHRをどのようにお使いですか？

川原さん：現在のメインの使い方は、社内の会議資料の共有です。ワークスペース内にフォルダを階層的に作成し、アクセス権限管理で閲覧範囲を設定しています。たとえば「リーダーまで」「マネージャー以上」「部長以上」「全社員」といった形で権限を分け、それぞれの会議に関係する人だけが資料を閲覧できるようにしています。

会議を開催する際は、「Everidays for SmartHRのこのフォルダに資料を格納しておいてください」と案内するだけで済みます。発表者は指定のフォルダに直接投稿し、参加者は当日そこから各自ダウンロードして閲覧します。メールで資料を事前送付したり、事務局が各発表者から資料を集めて束ねたりする作業が一切不要になりました。

全社向けの情報共有にも活用されていますか？

川原さん：はい。全社員が閲覧できるフォルダも設けており、就業規則などの全社向け文書を格納しています。現在はまだ一部の層での活用が中心ですが、全従業員への周知はこれから本格的に進めていく予定です。

教える手間ゼロで、情報の分散もゼロに

導入時に、社内向けの研修やレクチャーは実施されましたか？

川原さん：特別なレクチャーの場は設けていません。現在利用しているメンバーは、普段からパソコンを使う業務をしている方々ですが、特にITに詳しいというわけではなく、一般的なパソコン操作ができるレベルです。それでも、教える手間なく利用が進みました。
SmartHRの操作に馴染みがあるため、その流れで自然にEveridays for SmartHRにも入っていけるという点は大きいと感じています。

導入後、具体的にどのような効果がありましたか？

川原さん：最も実感しているのは、会議資料の共有にかかる工数の削減です。以前は、まず「いつまでに資料をメールで送ってください」と通知を流し、届いたメールから資料を受け取り、それらを束ねて、最後に参加者全員にメールで配信するという3〜4段階のステップが必要でした。
それが今では、「Everidays for SmartHRのこのフォルダに投稿してください。当日はそこから各自ダウンロードしてください」という1本の連絡で完結します。

また、以前は情報が複数のサービスに分散していましたが、全員で共有するものはEveridays for SmartHRに集約するという方針を立てたことで、情報の一元化が進みました。「あの資料はどこにあったか」と探し回ることが減り、Everidays for SmartHRを見れば必要な情報が揃っているという状態に近づいています。

就業規則の全社公開から、履歴書の受け取りまで

今後、Everidays for SmartHRをどのように活用していきたいとお考えですか？

谷さん：2025年7月にEveridays for SmartHRを導入してから半年以上経過し、利用方法も理解できましたので、今後利用範囲を広げていきたいと考えています。

直近では、3月に就業規則の改定があるため、これを機に全従業員への周知を本格的にスタートする予定です。パート・アルバイトの方はスマートフォンからアクセスされる方がほとんどですので、SmartHRのお知らせ掲示板やメッセージ機能と組み合わせて、「Everidays for SmartHRにファイルを掲載したので確認してください」と通知を送る運用を想定しています。

また、ファイル受信機能にも関心を持っています。現在、中途採用の応募者から履歴書や職務経歴書をメールで受け取っているのですが、これをEveridays for SmartHRのファイル受信機能に置き換えられないかと検討しています。指定のURLからアップロードしてもらえれば、人事総務グループのメンバー全員がすぐに確認できる状態になるため、業務の効率化につながると期待しています。

貴重なご意見ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします

組織名：アクティア株式会社 様
HP：https://www.aqutia.com/ 家事の宅配カジタク：https://www.kajitaku.com/
課題：社内ポータルがなく、パート・アルバイトへの情報共有手段が限られていた
取材時期：2026年3月