障がいのある方向けのグループホーム運営や就労支援を行う一般社団法人 福祉心話会。地域で安心して暮らし、働ける環境づくりを支える福祉サービスを展開しています。

今回は現場で働く皆さまとの情報共有にご利用のオンラインストレージ『Everidays』の活用方法や導入時の課題、導入後の業務の変化について、副部長の菅さんにお話をうかがいました。

部署異動後のデータ共有も簡単に。すべての職員がクラウドストレージを利用

福祉心話会さんの事業内容とご担当者様の業務についてお教えください

菅さん：福祉心話会は兵庫県尼崎市で創業しました。障がいを持つ方々を支援する団体です。現在は、神戸や東京都の町田市でも展開しています。

私たちは障がい者の活動や生活を支援しています。利用者様の"家"となるグループホームも複数運営しており、地域の中で障がい者の方々が暮らすためのサポートも行っています。

私は関西部門のサービス管理責任者で、様々な部門を統括する立場です。IT関連の業務も行っており、2021年のEveridays導入時も私が担当しました。

Everidaysはどのようにお知りになりましたか？

菅さん：法人の理事長に紹介されたのがきっかけです。Everidaysのサービス開始からまだ1年ほどだったこともあり、私自身はまったく知らなかったため、どのような使い方ができるのか調べるところからスタートしました。

Everidaysの利用方法や用途を教えてください

菅さん：Everidaysは主に現場で働く職員が社内のファイルを共有するために使用しています。
たくさんのグループホームを運営しているため、法人内での部署異動も多くなります。Everidays導入後はクラウドにデータが保存されているので、部署異動があってもログインすればすぐに元のデータにアクセスでき、非常に便利になりました。

Everidaysは職員の皆さま全員でご利用いただいていますか？

菅さん：スタッフには1人につき1台ずつ端末を支給しています。現場職員のほぼ全員がEveridaysのユーザー登録をし、データを共有しています。
加えて、事業所内にある共有のデスクトップパソコンは、専用のEveridaysのアカウントを付与し、誰でも利用できる状態にしています。

「USBメモリの紛失や情報漏洩」の不安を払拭。緊急時のデータ確認もスピーディーに

クラウドストレージの導入前に抱えていた課題を教えてください

菅さん：当時はデータを共有するために頻繁にUSBメモリを使用していました。事業所ごとにUSBや外付けハードディスクを利用していましたが、紛失や情報漏洩に不安がありました。

実はEveridaysの前にも別のクラウドストレージを利用していたのですが、データの出し入れがしにくく、私自身、ほとんど活用しておらず、社内にも浸透しませんでした。

Everidays導入の決め手を教えてください

菅さん：導入の決め手は、Everidaysにファイルを保存しておけば、出先からのデータアクセスが非常に容易になることです。

例えば、グループホームを運営していると、入院や出先でのケガなど、緊急対応に迫られる場面があります。病院に直行しなければならない事態でも、これまでは、いったん施設に立ち寄って入居者の情報が書かれたファイルを持ち出さなければなりませんでした。
その点、Everidaysは出先から直接アクセスできますし、足りない情報は事務所にいる職員にアップロードしてもらえばいいので、とても助かっています。

必要最低限のマニュアル配布でスムーズに運用

Everidaysは問題なく導入できましたか？

菅さん：導入初期は、事前にワークスペースを整えたうえで職員に共有しました。ワークスペース内が乱雑にならないように、ファイル名の頭に英数字を入れて管理しています。例えば、「行事関連のワークスペースは80番台」というように工夫しています。
Everidaysは誰にでもわかりやすいので、必要最低限のマニュアル配布でスムーズに運用できています。

Everidaysと連携しているツールはありますか？

菅さん：「Chatworkで送信」機能をよく使っています。EveridaysにChatworkとの連携機能があったことも導入した理由の一つです。
以前は、コミュニケーションツールとして日常的に利用しているChatworkを、一部のデータ送受信にも利用していました。ただ、チャットツールであるChatworkでのデータ共有には限界があり、アップロード済みのデータの上書きはできないため、更新するたび「ファイルAがA1になり、A2になり…」と、どれが最新のバージョンかわからなくなることもありました。
Everidaysに保存したデータのリンクをChatwork上で共有することで、最新のデータを一元管理できるようになりました。

Everidays導入後、業務に変化はありましたか？

菅さん：シフト表や管理表などはExcelで作っていますが、Everidays導入前は、各事業所でフォーマットが違っているということがよくありました。部署異動に伴い、フォーマットが変わると職員が混乱しやすく、データ管理にも支障をきたします。
Everidaysにしてからは、「このフォルダに保存されたフォーマットをコピーして使ってください」と指示しやすく、フォーマットの統一化ができました。

また、私はEveridaysの利用開始後に3回ほどパソコンを変えていますが、基本的にEveridaysのマイスペースにデータを保存しているため、データ移行が非常に楽になりました。職員もマイスペースを整理しながら活用しているようです。

貴重なご意見ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。

組織名：一般社団法人福祉心話会 様
HP：https://www.fukushi-shinwakai.jp/
課題：職員間のデータ共有、異動に伴うデータ移行
取材時期：2026年1月