株式会社東急キッズベースキャンプ様は、東急グループの子育て支援事業会社です。小学生向けの民間学童保育「キッズベースキャンプ」の運営を中心に、保育園事業、公設学童や児童館などの自治体受託運営、教育プログラムの企画・提供、人材育成・研修など、幅広く取り組まれています。
東急沿線を中心に多数の施設を展開し、地域に根ざした安心・安全な環境づくりに尽力されています。

今回、Everidays for SmartHRの導入について、人事グループ労務給与チームの沢里様、淺野様にインタビューさせていただきました。

「社内PCからしか見られない」が生む、問い合わせの連鎖

就業規則や申請方法の案内について、どのような課題がありましたか？

沢里様：社員向けの各種手続きの案内や就業規則はポータルサイトで閲覧できるようにしていますが、セキュリティの都合上、社内のパソコンからしかアクセスできませんでした。
結婚や出産、ご家族のご不幸など、どうしても個人のセンシティブな内容が含まれます。そのため、手続きのマニュアルを「社内では見づらい」と感じる方も少なくありません。結果として人事グループに電話がかかってくるなど、直接の問い合わせが発生していました。

また、手続きのたびに電話やメール、郵送でやり取りをするケースもあり、スムーズな共有ができていないと感じていました。

特に大変だったのはどのようなやり取りでしょうか？

沢里様：近年、育児休業など法改正が続き、添付書類が増えています。
産休・育休の方とは、育児休業給付金や出産手当金などの申請、保育園の入園に関する書類など、一人当たり最低20枚、多い方は50枚ほどの書類を扱います。
これらをすべて紙で用意し、書類の内容や送付先を確認のうえ郵送していました。個人情報を含むため、内容記録・ダブルチェックしながら慎重に対応していたので、郵送コストはもちろん、時間的な負担も大きかったです。

「すでにあるSmartHR」で完結できる手軽さが決め手

Everidays for SmartHRを選ばれた決め手は何だったのでしょうか？

沢里様：SmartHRの中に表示されるクラウドストレージという点が大きかったです。
他のクラウドストレージサービスも検討しましたが、利用するための入口も変わりますし、別途ユーザーアカウントが必要となるため、社員を誘導することが厳しいと感じました。
Everidays for SmartHRであれば、ユーザーアカウントは作成不要でSmartHRの従業員アカウントで利用できます。

また、社員もアルバイトスタッフもすでに使っているSmartHRの中に表示されるため、管理者も利用者もスムーズに使い始めることができそうだと導入を決めました。

（SmartHRのホーム画面上の「クラウドストレージ」から利用することできる）

郵送業務、工数50%削減。レターパックの山が消えた

導入後、どのように運用されていますか？

沢里様：Everidaysに格納されている場所をURLで示すことができるので、そのURLをSmartHRの申請フォームの説明欄やお知らせ管理機能に貼り付けてお知らせしています。
従業員は見たいときに見ることができるようになり、人事グループとしても全体に向けて一括で案内できるので、個別のメールのやり取りが大幅に減りました。

郵送業務はどう変わりましたか？

淺野様：産休・育休の方がおおよそ60名ほどいますが、現在は完全にEveridays上でのやり取りに移行ができています。
ファイル受信機能を使うことで、Everidays上の個人ごとのフォルダに書類を回収・集約できるので、毎回ファイルを振り分けて格納する手間もなくなりました。

（ファイル受信機能ではファイル回収用のURLを作成でき、指定したフォルダに自動格納される）

実際に、どのくらい効率化されましたか?

沢里様：郵送業務にかかる工数は導入前と比べて半分以下になったと体感しています。データで送付できるようになったことで、書類を印刷せずに送れますし、メールの宛先とデータの内容のチェックで完結します。
毎月郵送業務は発生するので、以前はレターパックライトを山のように購入してきて、みんなで宛名シールを手分けして貼っていたのが、いまでは行政・官庁とのやり取りのみでしか使わなくなりました。紙でのやり取りは激減したと思います。

淺野様：また、特に恩恵を感じているのは、個人情報の管理です。
郵送やメール添付では宛先を間違える可能性がありますが、ファイル受信機能を使えば直接Everidaysにデータが格納されるため、個人情報の誤送信や紛失のリスクがありません。さらに操作のログが残ることもありがたいです。

（ファイルを「いつ、だれが、どうしたか」を確認できるログが残る）

沢里様：個人情報の管理は、当社としても非常に慎重に行っていた業務だったので、精神的な負担も軽減したように思います。データで集約できるようになったことで、人的コスト・郵送コスト削減ができたうえ、安全なファイル共有・管理が可能になりました。

今後は、どのような使い方を検討されていますか？

沢里様：現在、産休に入る方には個別で面談をして説明しているのですが、基本的には同じ内容なので、録画した動画をEveridaysに格納すれば効率的だと思っています。

また、先日のアップデートでOffice製品のオンライン編集ができるようになったので、さらに便利に使えそうで嬉しいです。社労士事務所様との進捗管理もEveridaysでおこなっているのですが、これまでは毎回ファイルを「ダウンロードして編集後にアップロード」という手間があったので、これがオンライン上で編集できるのは大変助かります。

貴重なご意見ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします