全国の建物を対象に防災設備の点検・調査を手がける株式会社テックビルケアは、膨大な現場写真や報告書データの管理と、取引先への安全なファイル送信に課題を感じていました。NASでは出張先からのアクセスが難しく、以前利用していたクラウドストレージには操作性の面で不満があったといいます。

2022年5月にEveridaysを導入し、社内のデータ共有とファイル転送機能による取引先とのやり取りを一本化。約3年半が経った現在、北海道から沖縄まで全国を飛び回る業務の中で、場所を問わないデータアクセス環境を実現しています。代表取締役の茶橋さんにお話をうかがいました。

北海道から沖縄まで。全国の現場で生まれる膨大なデータ

株式会社テックビルケアの事業内容を教えてください

茶橋さん：弊社は、防災設備に関する保守メンテナンスや工事を行っている会社です。事業の柱は大きく二つあります。一つは消防法に基づく消防設備の点検・工事、もう一つは建築基準法12条に基づく定期報告（12条点検）です。

消火器や火災報知器、スプリンクラーといった消防設備は、万が一のときに機能することが求められるため、有資格者による定期的な点検と消防署への報告が義務付けられています。建物の所有者様に代わって、私たちが点検を実施し、報告書を作成して届出するというのがメインの業務です。

もう一つの定期報告は、非常照明がきちんと点灯するか、避難経路が確保されているかなど、建物全体の安全性を網羅的にチェックするものです。

全国対応というのは、実際に現地へ赴かれるのですか？

茶橋さん：はい。関西に本社があり、東京にも営業所を構えていますが、おかげさまで定期報告は全国からお問い合わせをいただき、北海道から沖縄まで対応しています。

実際に来週は沖縄まで行く予定です。最近はドローンに赤外線カメラを搭載して外壁調査を行うなど、新しい技術も積極的に取り入れています。

NASの限界と、クラウドストレージへの不信感

以前はどのようにデータを管理されていましたか？

茶橋さん：点検の現場では膨大な写真を撮影します。また、消防設備点検や定期報告は法令に基づく検査ですから、報告書やレポートといった付随するデータもかなりの量になります。

以前はそうしたデータを社内のNASに保管していました。ただ、NASは社内ネットワークに接続されているので、社内からはアクセスしやすい反面、出張先のホテルや遠隔地からアクセスしようとすると、セキュリティ上の問題もあってなかなかうまくいきませんでした。

クラウドストレージは検討されていなかったのですか？

茶橋さん：実は以前、別のクラウドストレージを使っていましたが、操作の柔軟さがかえってあだとなり、ドラッグ&ドロップで簡単にファイルを動かせる分、社員が意図せずファイルを別のフォルダに移動したり、削除したりすることが頻発していました。調べてみると、まったく違うフォルダに格納されていたこともありました。
このような経験から、クラウドストレージに対して「使い勝手が悪い」というイメージを持っていました。

取引先からの一通がきっかけで知ったEveridays

Everidaysを知ったきっかけを教えてください

茶橋さん：これはよく覚えています。弊社のお客様が、ファイルを受け渡しするのにEveridaysを使って送ってこられたんです。そのリンクから飛んだ時に「これ、すごく使いやすいな」と感じました。
そこでEveridaysというサービスを知って、自分で調べてみると、UIが見やすくて操作性もわかりやすい。変に複雑ではなくて直感的に理解できる。「これは自社で使いたい」と思い、導入を決めました。

最終的にEveridaysに決めた理由は何でしたか？

茶橋さん：シンプルに、試しに使ってみて全く問題がなかったからです。使いやすいサービスだなと感じたので、一気に切り替えました。

以前のクラウドストレージで感じていた、ファイルの誤操作やUIのわかりにくさへの不満がEveridaysにはまったくなく、安心して利用できました。
ワークスペースごとに権限を設定できるので、むやみにファイルを動かされる心配がないという点も大きかったですね。

社内データ管理とファイル送信、二つの軸で活用

Everidaysをどのように活用されていますか？

茶橋さん：主に二つの用途で使っています。一つ目は社内のデータ保管です。点検現場で撮影した膨大な写真データや、行政に提出するための報告書・レポートなど、現場の仕事に付随して生まれるデータをEveridaysに保管しています。

クラウドサービスなので、社内でも出張先でも、ネット環境があれば同じようにスムーズにアクセスできますし、アップロードもダウンロードもできます。NAS時代に感じていた「出先からアクセスできない」という課題が完全に解消されました。

二つ目の用途であるファイル送信について詳しく教えてください

茶橋さん：二つ目は、お客様とのデータの受け渡しです。仕上げた報告書をお客様に確認していただく際に使っています。写真データが多いのでメールに添付するには重く、かといって、他のサービスを利用して共有リンクを作ると、そのデータがずっとそこに残り続けて、いつ漏洩するかわからないという不安がありました。

できれば一時的なリンクを発行して、自然消滅するような使い方がしたいと思っていたところ、Everidaysのファイル転送機能がまさにそれでした。しかも、お客様がファイルをダウンロードした通知が届きますし、一定期間が過ぎればデータが消滅します。ダウンロード用のURLも簡単に発行できて、メールにコピー&ペーストするだけ。かなり便利に活用しています。

取引先によって使い分けをされているのですか？

茶橋さん：はい。頻繁にやり取りがある取引先や、取引額が大きくてファイル確認のプロセスが多いお客様とは、ワークスペース自体を共有して「ここを見てください」とお伝えしています。
一方、年に一回や三年に一回といった頻度のお客様の場合は、その都度ワークスペースを作ると煩雑になるため、ファイル転送機能でURLを発行してお送りするという使い分けをしています。

教育いらずで約20名が定着した導入のしやすさ

導入時、社員の方への教育はされましたか？

茶橋さん：導入時に軽くは説明しましたが、改まって時間をとっての研修を行う必要はありませんでした。Everidaysは、UIの見た目がはっきりしていて、何をすればいいかが直感的にわかります。ですから、時間をかけてレクチャーするよりも、使ってもらう方が絶対に習得が早いと判断しました。

社員の方々からの反応はいかがですか？

茶橋さん：使いにくいという声はまったくないですね。不満の声がないことが、スムーズな運用の表れだと思っています。約20名のメンバーで使っていますが、ワークスペースの管理やアクセス権限管理の設定は私の方で行い、現場の社員はデータのアップロードやダウンロード、取引先へのファイル送信といった日常業務に集中してもらっています。

これからもEveridaysとともに全国の現場を支える

今後のEveridaysの活用について教えてください

茶橋さん：点検データや写真は年々増えていきますので、容量の管理は今後の課題だと感じています。古いデータの整理なども含めて、上手に運用していきたいですね。ただ、Everidaysを使い始めて約3年半が経ちますが、社内のデータ管理も取引先とのファイルのやり取りも、本当にスムーズに回っています。

特に全国各地の現場に出向く我々の業務スタイルには、場所を選ばずにデータにアクセスできるEveridaysは欠かせない存在です。これからも活用していきたいと思っています。

貴重なご意見ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします

組織名：株式会社テックビルケア様
HP：https://www.techbuilcare.com/
課題：NASでは出張先からアクセスできない、大量の写真データの安全な保管・共有
取材時期：2026年2月