アサヒ労働組合では、組合業務に必要なデータをすべて事務所内の物理サーバーで管理していました。執行役員は複数の部署に分かれて勤務しており、新しい資料を確認するには組合事務所まで足を運ぶか、メールでファイルを送り合うしかなかったといいます。

2025年6月にEveridaysを導入し、組合運営に関わる資料や会議データをクラウド上で一元管理する体制へ移行。約1年が経った現在、約20のワークスペースを活用して場所を問わない情報共有環境を実現しています。書記長の北島さんにお話をうかがいました。

「新しいデータの確認は事務所で」物理サーバーでのデータ保管が業務負担に

アサヒ労働組合様の組織体制と、組合業務の進め方について教えていただけますか？

北島さん：私はアサヒ労働組合の書記長として組合内の事務全般を担当しています。
執行役員の任期は2年で、選挙により選出されます。役員は専従者（組合業務を専任で担当）と非専従者（会社の業務と並行して組合活動を行う）に分かれており、非専従の役員は就業後や昼休みに組合業務にあたっています。

Everidays導入前はどのようにファイルを管理されていましたか？

北島さん：導入前は、データの情報交換や作成した資料の共有はすべて組合事務所内の物理サーバーに保存しており、やり取りはメールで行っていました。
新しいデータを確認するには事務所に来てパソコンを操作するか、メールで送ってもらい、編集したものをまた送り返して確認してもらうという流れでした。かなりの手間がかかる状態での運用でした。

当時、最もご負担に感じていたのはどのような点でしょうか？

北島さん：組合役員は複数の部署に所属しています。専従の役員は組合の業務だけを仕事として行っていますが、非専従の役員は会社の業務が終わった後や昼休みなど、勤務時間外に組合の業務を行います。
そのため、就業後に事務所に立ち寄るか、昼休みに事務所まで来てもらう形で運用していました。ファイルを確認するためだけに物理的にそこまで赴かなければならないのは、大きな負担でした。

別の組合で実感した使いやすさと低価格の安心感

Everidaysを知ったきっかけを教えていただけますか？

北島さん：上部団体で、Everidaysの試験導入を行うという話があり、そこで最初に情報をキャッチしました。その後、上部団体での導入が進み、一部の役員がアカウントを作って実際に使ってみたところ、操作性が非常に良いと感じました。それなら自分たちの組合でも導入できないかということで、検討を始めた流れです。

導入の決め手になったポイントは何でしたか？

北島さん：一番の決め手はやはり価格です。物理サーバーに依存していた課題に対して改善ができるという点と、それを低価格でカバーできるというコスト感が、最も大きな判断材料でした。
加えて、すでに上部団体で使っていたため操作に慣れていた役員がいた点も安心材料でした。

導入にあたってトライアルは実施されましたか？

北島さん：すでに使ったことのある役員がおり良さを実感していたため、トライアルは行いませんでした。事前に説明会のミーティングを実施していただき、そこで機能の説明を受けた後にそのまま導入を決定しました。

約20のワークスペースで組合業務をカテゴリ別に一元管理

現在、Everidaysをどのように活用されていますか？

北島さん：導入後、アサヒ労働組合では組合運営に必要な情報を幅広くEveridaysに集約しています。
組合業務の内部データや各種会議体の資料など、それぞれワークスペースを作成してデータを格納し、そこで運用しています。現在、ワークスペースは約20個あります。規則類、会議資料など、カテゴリごとに分けて管理しています。

アクセス権限はどのように設定されていますか？

北島さん：現在のところ執行役員のみでのアカウント運用のため、権限に大きな差は設けていません。ただし、削除の権限だけは組合の専従者のみが持つ設定にしています。基本的にはいろいろなカテゴリに分けて、見やすく管理することを心がけています。

パソコンとスマートフォン、どのように使い分けていらっしゃいますか？

北島さん：パソコンで見ている人もスマートフォンで見ている人もいます。資料を確認するときはスマートフォンで、編集するときはパソコンでという形で、それぞれ使い分けながら運用しています。もともとパソコンを使う役員が多かったため、操作面で特に困ることはありませんでした。

Everidaysの導入で情報共有が一変。出張時など外出先からデータにアクセスできる

導入後に最も変わったと感じる点を教えていただけますか？

北島さん：Everidays導入から約1年経ち、物理サーバーとメールに依存していた組合業務の情報共有は、大きく変化しました。
特に出張時に外出先から、場所を問わずにいろいろな情報に触れることができるようになった点が大きいですね。以前は事務所に来ないとファイルを確認できませんでしたが、今はどこにいてもアクセスできます。出張先でも組合業務ができるようになったのはEveridaysを導入してからの話です。

メールでのファイルのやり取りにも変化はありましたか？

北島さん：以前はメールが主なデータのやり取り手段でしたが、今では「Everidaysのこのワークスペースにアップしました」と伝えるだけで済むようになりました。データへのアクセス方法がそれぞれ明確になり、指示出しもしやすくなりました。編集してメールを送り返して確認するという手間がなくなったのは大きな改善です。

導入初期に戸惑われた点はありましたか？

北島さん：導入直後は、ファイル編集時の「チェックイン・チェックアウト」ボタンの意味に少し戸惑う場面がありました。ただ、その後、Everidaysからのアップデートにより任意の言葉に変更できるようになったと知り、「編集」と「反映」という表記に変更したことで、誰にでもわかりやすくなりました。

役員交代があっても迷わず引き継げるワークスペース設計に

役員交代に備えて、Everidaysの運用で工夫されていることはありますか？

北島さん：役員は2年ごとに選挙で選出されるため、継続する人もいれば交代する人もいます。そのため、引き継ぎを前提にワークスペースを整理しています。資料やデータをそれぞれの項目に分けて運用しているため、新しい役員が入っても何がどこに置かれているかが把握しやすい状態にしています。改選によって全員が入れ替わるわけではありませんが、将来的にそうなる可能性も考慮しながら、カテゴリ分けやフォルダ名を工夫しています。

貴重なご意見ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。

組織名：アサヒ労働組合 様
課題：執行役員間の情報共有、会議資料・組合データの一元管理
取材時期：2026年7月