社会保険労務士法人 合同経営様

• 業種：　士業（専門サービス業）
• 規模：　30名前後
• 課題：　お客様との書類のやり取りを電子化したい（ペーパーレス）

香川県高松市を拠点に展開する社会保険労務士法人合同経営は、業種・規模を問わず、500社を超えるお客様をサポートされている社労士事務所です。労務トラブルの解決に限らず、福利厚生の整備や生産性の向上、優秀な人材の定着など総合的な労務コンサルティングをご提供されています。

今回、Everidaysの導入に関するインタビューとして、近藤さん、三野さんにお話を伺いました。

500社を超えるお客様との紙での受け渡しを改善したかった

オンラインストレージ導入の経緯や背景について教えてください。

近藤さん：お客様へ公文書を受け渡す際のミスやコストを削減したいと考えたのがきっかけでした。

合同経営では、5,6年前から行政への手続きを電子申請でおこなっています。電子申請後、社会保険事務所やハローワークから発行される公文書はPDFファイルで返ってきます。

このPDFファイルを、500社を超えるお客様分、印刷・振り分け、担当者が郵送または持参するという業務をおこなっており、量がとても多く、毎月の負担になっていました。

また、個人情報を含む公文書のため、人為的なミスをなくす必要があり、印刷代・送料などのコストも考慮したときに、「オンライン上でお客様と共有できたらよいのでは」と考え、サービスを探し始めました。

サービスを比較・検討される上で、重要視したポイントはありますか？

近藤さん：第一に、セキュリティ面です。

合同経営ではISO27001を取得しており、個人情報を扱うため適切な情報管理が必要となります。その前提のもと、ダイレクトクラウドボックスと比較検討し、Everidaysを選択しました。

また、シンプルな操作性も魅力でした。これまでの業務が紙ベースだったこともあり、社内には電子化に対応できるか不安な人もいましたが、Everidaysは「ぱっと見て誰でも使える」と感じました。

個人情報を高水準で守ることができる安全性、価格面、操作性の3本柱で総合的に判断し、導入を決めました。

お客様ごとにワークスペースを分けて整理することでミスを予防

Everidaysの具体的な利用方法を教えてください。

三野さん：これまで郵送や手渡しで提出していた書類を、Everidaysにデータで格納してお客様に確認していただいています。

弊社では、RPA(※1)を組んで自動化しており、行政から弊社のシステム上に返却されてきた公文書ファイルをダウンロードし、Everidays上に格納しています。

Everidays上では、お客様ごとにワークスペースを分けているため、自動で書類の振り分け・ファイル名の登録を行い、コストの削減、ミスの予防につながっています。

近藤さん：現状でも一部のお客様には紙でお渡ししているケースもありますが、Everidaysのデータを印刷して受け渡す運用となったので、すでにお客様ごとに仕分けが済んでいる状態で作業することができており、ミスなく運用できていると思います。

（ファイルの共有場所であるワークスペースを顧客ごとに作成し共有している事例が多くあります）

近藤さん：上記の公文書以外にも、お客様にお渡しする書類はEveridaysに格納してお知らせするなど、社外の方との共有場所として活用できています。

※1：RPA（Robotic Process Automation）とは、「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、コンピュータ上で行う作業を自動化する技術のことを指します。

多くのお客様に対してクラウドストレージを利用するよう調整することは難しかったのではないでしょうか？

近藤さん：もちろん利用する前は、我々自身も不安はありましたし、実際お客様からも「今までは紙で届けてくれていたのに…」というお声もありました。ですが、いざ運用してみると「便利になった」という声が多く、お客様側も効率が上がったようで好評いただいています。

三野さん：操作に関する質問も導入時の設定のときくらいで、あとは問題なく使えているようです。

近藤さん：お客様はファイルが格納されたときに届く通知メールから必要なファイルをブラウザ上で閲覧するだけなので、専用アプリをダウンロードすることもなく、簡単に使えていると思います。

メール通知機能をご利用いただいているのですね！

近藤さん：はい。データを格納するとメールで通知がいくように設定できたので、その都度、連絡する必要がないのでとてもありがたいです。

メール通知機能は他のサービスにはあまりなく、このセキュリティ、この価格帯で、通知機能を利用できるサービスは他にないのではないかと感じています。

メール通知する操作は、アップロードだけではなく、更新や削除、ダウンロードも指定できます。

ありがとうございます！他に、よく使う機能はありますか？

近藤さん：ファイル検索機能が好評です。

膨大な数のファイルを管理しているので、ファイル名を複数の単語で検索できることで、すぐにファイルにたどり着けることは非常に便利です。
また、さまざまな履歴が残るところもセキュリティ面が重要な弊社にとって安心材料のひとつとなっています。

ご活用いただけて大変うれしいです。貴重なお話、ありがとうございました！

近藤さん：紙で保管していたときに比べて、業務が楽になり、効率化につながっていると感じます。これからもよろしくお願いします。