松山電設工業株式会社様

• 業種：　設備工事・電気工事業
• 規模：　30名前後
• 課題：　現場からのファイル参照、PPAP対策、電子帳簿保存法の対応

松山電設工業株式会社は、愛媛県松山市を拠点とした電気設備工事を手掛ける実績豊かな企業です。民間企業だけではなく、官公庁、地方公共団体等の公共工事の設計、施工、管理も行っており、創業から半世紀以上にわたり、地域社会に深く貢献されています。

Everidaysの導入に関するインタビューとして、技術部の宮野さん、総務部の髙木さんにお話を伺いました。

Everidaysは「5つのポイント」すべてを満たしていた

Everidays導入の経緯や背景について教えてください。

宮野さん：以前からクラウドストレージは使っていたのですが、容量が1GBしかなくファイル転送時の一時的な領域としてしか利用することができませんでした。

出先や現場事務所でも社内とのデータ共有をしたい、建設現場においてタブレット端末で設計図面や写真などを参照したいと考え、サービスの変更を検討し始めました。

また、ランサムウェア対策として、取引先にファイルを送る際、メールに添付して送る方式を廃止したい、大容量ファイルを送信したいとも考えていました。

電子帳簿保存法の改正もあって、法対応したクラウドストレージで管理したいという思いもありました。

そこで、色々なサービスを比較されたのですね。Everidaysを選んでくださった理由はどのようなポイントでしたか？

宮野さん：選定する上で、5つのポイントで比較しました。

まずは、「①セキュリティ機能」です。保存対象データには重要なデータも含まれること、社外でのタブレット端末での利用が多いことから、セキュリティを最も重視しました。

次に、「②信頼性」です。トラブルが発生すると業務に支障が出るので、信頼性のある国内データセンターで運用されているサービスを対象としました。

そして「③費用面」では、低コストでユーザー数が無制限であること。

「④操作性」も、若い社員から年輩社員まで全社員が利用するため、簡単で使いやすいことを重視しました。

また、トラブルが発生した際に、迅速で的確な対応を受けられる「⑤サポート体制」が整っていることもポイントです。

サービスを比較検討していた段階から問い合わせに対してレスポンスよく丁寧で的確な回答をいただき、トライアル中のサポート体制も好印象で、動作確認も問題ないことからトライアル環境をそのまま引き継ぐ形で本契約に至りました。

費用を抑えながらすべての課題をクリアできている

導入後、実際に運用をされて、成果はありましたか?

宮野さん：Everidaysを導入したことで、課題をすべてクリアする事ができました。

1点目の課題であった「データ共有」については、そもそもファイルを現場と共有できている時点でクリアできています。社内のファイルサーバは引き続き利用しており、現場で必要なデータのみをEveridaysに保存し、タブレット端末(iPad)を使って各種データを参照できています。タブレット端末を持っていれば、急に確認が必要になった場合にも、どこにいてもデータを確認できるようになりました。

PDFやOfficeソフトが入ってなくてもプレビュー表示で中身が確認できます。

2点目は「PPAP 廃止に向けたファイル転送」。Everidaysのファイル送信機能を使用することで、メールにファイルを添付して送信する方式を廃止することができました。また、大容量の送信ファイルでも気にすることなく、取引先へファイルを送信できるようになりました。

動画ファイルなど、大きなサイズのファイルも取引先に転送できます。

3点目の「帳票・電子取引データの電子帳簿保存法への対応」ですが、Everidaysの電子帳簿保存法対応機能を使用して、PDF化した帳票に属性情報を付加して保存・管理できるようになりました。

電子帳簿保存法にも対応しています。取引日など、属性入力を記録できます。

実際の電子帳簿保存法の対応方法は、Everidaysの中に「帳票の登録依頼」というような一時受付フォルダを作成し、そこに各担当者がファイルをアップロードし、総務が最終チェックをして取引日や取引金額などの属性情報を登録する、という形をとっています。

総務に負担が偏ることなく、スムーズに対応できています。

宮野さん：電子帳簿保存法に対応した別のサービスを別途契約することなく対応できたため、費用を抑えることにも繋がりました。

総合的にご活用いただきありがとうございます。社員の方から好評だった機能はありますか？

宮野さん：利用者からの声としては、やはり社内、社外どこにいてもデータを共有できるようになったことが一番好評でした。これまで紙の資料をもって現場に行っていたのですが、どこにいてもタブレット端末で迅速に資料を確認できるようになったことで、連携を強化することができています。

ファイル送信機能も手間いらずで便利です。ファイルのサイズを気にせず送れますし、ダウンロードURL・パスワードが自動で設定されてボタンひとつで完結します。送ったあとも相手から「ファイルを受け取った」という通知が届くので安心です。

電子帳簿保存法対応機能についても、操作方法が簡単で、データ入力も最小限で登録ができるところが好評です。入力はできるが登録した情報を自由に見ることができない、というサービスが多いのですが、Everidaysはデータ登録後もエクスプローラ感覚で保存ファイルを自由に参照できるため、保存状況を確認しやすく助かります。

髙木さん：電子帳簿保存法の改正にあたり、文書管理を行っている総務部内では「今より手間がかかるようになりそうだね」と話していたのですが、Everidaysを導入したことで業務の効率化につながりました。簡単な操作で登録ができる魅力的な商品だと感じています。

宮野さん：そして、ここからは管理者側の目線になるのですが、アクセス権限設定機能、デバイス制限機能などのセキュリティ機能が充実しているおかげで、タブレット端末（モバイル環境）も安全に利用できている、と感じています。

全社員とファイルを保存・共有することもセキュリティ高く実現できており、端末限定機能では、承認したパソコン・タブレット・スマホだけがEveridaysにアクセスできるよう端末を限定することで、外部からの不正アクセスを防止しています。タブレットアプリでは、パスワードの代わりに生体認証も設定できるのも評価ポイントです。

タブレットなどに対して、許可した機器のみ接続させるデバイス制限機能もご利用いただけます。

貴重なお話、ありがとうございました！

宮野さん：導入から約1年半経ちますが、トラブルなく安定して使えています。これからもよろしくお願いします。