株式会社リフォーム産業新聞社様

• 業種：　メディア・出版
• 規模：　100名前後
• 課題：　社内のファイル共有・一元管理

 
リフォーム産業新聞社では、1987年の創刊以来、住宅リフォーム市場唯一の経営専門紙として、市場のトレンドや動向、経営戦略・ノウハウ、商品などの経営に役立つ情報を発信されています。

また、新聞だけではなく、日本最大規模のリフォーム展示会「リフォーム産業フェア」の主催やリフォーム事業に関わる全ての皆様に役立つ雑誌やタブロイド紙、書籍も出版されています。

Everidaysの導入に関するインタビューとして、システム管理を担当する中村さんにお話を伺いました。

コロナ禍をきっかけに全員で使えるクラウドストレージが必要になった

クラウドストレージ導入のきっかけを教えてください。

中村さん：きっかけは、コロナ禍でした。
もともと社内に物理サーバーを置いてデータを保管していたのですが、テレワークが必要になったことで、各々がDropboxやGoogleドライブ・One Driveなどのクラウドストレージを使い始め、ファイルを一元管理できない状況になりました。

また、コロナ禍の前から「データの活用」については課題を感じていました。
会社の資産となる重要なデータを部署・個人単位で扱っており、全社で活用できていない状況が続いていたのです。

データという資産を活用するためには、全社で使えるクラウドストレージが必要と考えたこと、そして、テレワーク体制を整えたかったこともあり、サービスを探し始めました。

「全員で利用できる」、「個人用が分けられる」、「パソコンに同期しない」

Everidaysを選んていただいたポイントはどこでしょうか？

中村さん：「人数制限がないこと」が一番です。
個人単位で契約するものではなく、みんなで使えるものがいいと考えていました。
その点において、ユーザー数無制限は大きなポイントだったと思います。

また、Everidaysには「マイスペース」という機能があり、みんなで使うもの、個人で使うものを分けられるところが良いと感じました。
社員に「これは自分だけが使うデータ」「これはみんなで共有するデータ」と考えてほしかったので、マイスペース機能があることでよりデータ共有ができると考えました。

（個人的なファイルをアップロードする「マイスペース」、メンバーと共有する「ワークスペース」を分けて管理できます）

加えて、Everidaysは「パソコンと同期しない」ところもポイントでした。
各自で使用していたクラウドストレージは、いつの間にかパソコンに同期してしまうため、テレワークを始めた当時、容量が足りなくなったと言い出す人が急増し、設定変更の対応が大変でした。
そのため、もともと同期せず、必要なものだけをダウンロードできるところが合っていると感じ、総合的に導入を決めました。

物理サーバーの代替を超えて、Everidaysをフル活用

実際に、どのように活用されていますか？

中村さん：社内のデータ共有、社外とのファイル送受信に使っています。

今は社内に物理サーバーもなくなり、ほとんどのファイルをEveridaysに移行しています。
導入当初から全社で利用できるルールを決め、「部門」「プロジェクト」「個人間」などの単位でワークスペースを作り、共有を始めました。
使い始めて約1年後に、社内で使っていた物理サーバーを解約するタイミングだったこともあり、Everidaysにデータを移行。容量もアップグレードしました。

また、経理部門では給与明細の格納として利用しています。給与明細を電子データでもらうようになったので、社員人数分のワークスペースを作り、共有しています。
給与明細・源泉徴収票などをデータで残せますし、個人に渡したものを一覧で確認できるので、便利です。

お問い合わせで「ファイル受信機能」のご要望をいただいていました。

中村さん：ファイル受信機能は、イベント出展企業からファイルを送ってもらう方法・場所をどこかに集約したいと思い、Everidaysに問い合わせました。

最初はURLの有効期限が短かったのですが、その後のアップデートで有効期限を延ばすことができるようになったので助かりました。
安全のためにはずっと置きっぱなしにできないと分かるのですが、それを最大限延ばしてくれたこと、選べるようにしてくれたことが嬉しかったです。

（外部のユーザーがファイルをアップロードできるURLを生成し、安全に受け取ることができます）

また、ファイル送信機能も使用しています。以前は「メールにデータを添付しその後パスワードを送る」ということをやっていたのですが、セキュリティ面に不安がありました。

Everidaysを導入したことで、ストレージ共有と安全なファイル送受信が一緒にできて助かっています。
　

容量に見合ったプランを選択できる

評判が良かった機能などありますか？

中村さん：機能ではないのですが、システム管理担当としては、全体の容量が減ったときに下位プランに変更することもできるのが嬉しいです。
移行のために一旦データを全部入れたあと、整理したらデータ容量が減ったのですが、その際、下位のプランに変更できました。必要に応じていつでもプラン変更ができるのはとても嬉しいです。

また、サポートに問い合わせるとすぐに返事をもらえる点がありがたいです。
適切な答えがもらえますし、意見や要望もしっかり反映されていると感じます。

ありがとうございます。他にご要望などはございませんか？

中村さん：基本的にはデスクトップアプリを使っているのですが、部署によって、ブラウザ版とスマホ・タブレットアプリの機能を強化をしてほしいとの声があります。
特にチェックアウト機能など、編集に関わる機能をブラウザ版、スマホ・タブレットアプリでも使用できるとありがたいです。

最後に

貴重なご意見ありがとうございます。今後も気づいたこと等ありましたら是非ご意見をいただきたいです。

中村さん：はい。自分もシステムを管理する側の人間なので、Everidaysの考えには共感できるところが多く、個人的に好感を持っていました。忖度なしで（笑）これからもよろしくお願いします。

貴重なお話、ありがとうございました。