大分県立病院様

• 業種：　医療・福祉
• 規模：　1,000名以上
• 課題：　ファイルの外部転送、プロジェクトにおける情報共有

大分県大分市を拠点とする大分県立病院は、1880年に開院された公立病院です。大分県の中核となる基幹病院として、理念である「奉仕」「信頼」「進歩」の三つの基本理念のもと、県民の安心・安全を医療面で支え続けられています。

Everidaysの導入に関するインタビューとして、会計管理課/施設管理班・情報システム管理室の田代さん、小倉さんにお話を伺いました。

メール添付や無料サービスの利用がセキュリティ上不安でした

Everidays導入の経緯や背景について教えてください。

田代さん：まず、私たちのシステム管理室の業務として、50社を超える企業とデータのやり取りをしてシステムを構築・維持をするというものがあります。

加えて、医師・医療部門では、学会資料や論文の共有、外部への研究データの連携があるのですが、容量が大きいこと、患者様などの個人情報が含まれることから、メール添付や無料サービスの利用ではセキュリティ上不安がありました。
そのため、日本国内にセキュアな形でデータ保管ができて、大容量のデータのやりとりもできる「ファイル転送サービス」導入の必要性を感じていました。

以前は別のサービスを使っていましたが、セキュリティで問題が発生し、サービス自体が使えなくなってしまいました。もともと使いにくいと感じていたこともあり、他に「使い勝手のよいものはないか」と探しはじめたところ、Everidaysを知り、これなら「直観的に使える」と導入を決めました。

ユーザーはもちろん、管理者にとって使い勝手が良かった

Everidaysに決めていただいたポイントはどこでしょうか？

田代さん：第一は価格です。ユーザー数無制限であることが大きなポイントでした。当院も含め全国の病院は、国の診療報酬制度により医療サービス対価が一律制限されており、独自の収益を得ることはほぼ無理な状況です。色々なサービスを導入にするにあたり、価格面での制約は大きい要素を占めます。

次に、管理のしやすさ。ユーザーにやさしいサービスでも、管理者の設定作業の負担が大きいケースが多いのですが、Everidaysは管理者とユーザー双方にやさしいサービスだと感じました。

特に、アカウントを登録するときに、CSVで一括登録することもでき、ユーザーアカウントをメールアドレスだけでなく任意のIDで登録できる機能が助かりました。

（メールアドレス以外に、任意のIDでユーザーアカウントが発行できます）

メールアドレスがないとアカウントを作成できないサービスが多かったのですが、個人ではなく「総務課」「会計課」のような単位でアカウントを作りたいときに、アカウント取得のためだけに使わないアドレスを発行するのはどうなんだろうと感じていたんです。

さらに、1つのアカウントで同時に複数の端末からはアクセスできないというものが多く、1つのアカウントを複数名で共有しようとしていた病院の運用とはマッチしませんでした。

Everidaysは、IDでもアカウントを作成できて、さらにそれをCSVで一括登録できる。複数の端末からもアクセスできて、権限設定も簡単だというのが、管理者目線で「使いやすい」と思ったポイントでした。

他に比較検討していたサービスはありましたか？

田代さん：Box、セキュアSAMBAで検討していました。
Boxはユーザー単位での課金で料金体系が運用と合わず、セキュアSAMBAはユーザー数無制限でしたが、管理者的な操作性・設定のしやすさを重視しEveridaysに決めました。

対外との受け渡しをEveridaysで実現できている

実際にどのように活用されていますか？

田代さん：院外との情報(ファイル)共有を、簡単にEveridaysで実現できました。

院内の各部署や診療部門ごとにワークスペースにフォルダを作成し、必要な職員がアクセスできるように権限設定をしています。アカウントは部署共有を基本とし、必要に応じて個人発行で組み合わせて運用しています。また、一時的に業務(プロジェクト)ごとにフォルダを作成し、院内だけでなく部外者とのやりとりにも活用しています。

ベースの機能であるファイルの送受信だけでなく、プロジェクト管理のファイル共有ツールとしてもセキュアに簡単に院内・院外の関係者と利用しています。

（ファイル送信機能では送りたいファイルを選び設定するだけでURLが発行できます）

職員からは「直感的に使える」との声

院内からの評判はいかがですか？

田代さん：何も詳しいことを聞かなくとも「なんとなく使える」「直観的に使える」と言われます。
利用者からの問い合わせも少ないので、管理者としても助かっています。

Everidaysを導入したことで、どのよう変化がありましたか？

田代さん：組織としてのガバナンスが取れるようになりました。

病院っていろいろな職種の複合体で、ITリテラシーの水準もバラバラなんです。だから「使ってくれるだろう」ではなくて「使ってくれないこと」を前提にサービスを選定する必要があるんですが、Everidaysはブラウザで簡単に使えるので、障壁が低く、院内にも口コミで広がっているように感じます。

導入前は野放図に無料サービスを使っている人もいたのですが、Everidaysにサービスを統一することで、「もし無料サービスを使って情報漏洩をしたら」という罰則を設けるなど、組織の統制を図れるようになりましたね。

データのやり取りも、メールに添付しなくてよくなった分、意識はしていないけれどすごく楽になったと思います。病院と、病院外の利用者の間でスムーズにやり取りができています。同じ場所を常時見ているので、資料や認識の齟齬もタイムリーに分かるな、と感じています。

小倉さん：あとは、県立の病院なので、公的機関の支払いに関する制限などがあるのですが、対応してもらえないサービスが多い中で、Everidaysは自治体の導入実績があるため柔軟に対応いただきありがたく思っています。

Everidaysに期待すること

今後欲しい機能やご要望はありますか？

田代さん：Backlogというプロジェクト管理ツールを使っているので、ファイルの保存場所としてEveridaysと繋がるとありがたいです。

また、ユーザー登録の際に、利用者側ですべての情報を自分自身で登録できるようにしてもらえるとより助かります。
管理者がメールアドレスに登録用URLを送れば、あとは利用者が必要な情報を登録すればOK、という形が理想です。

もうひとつ、ファイルのタイル表示ができるとより見やすくなると思います。
フォルダの最下層だけでもいいので、格納されている資料を大きく表示できると助かります。

貴重なお話、ありがとうございました！